1 原則
集中管理、層層對接。
主力店客戶的開發(fā)、商務(wù)條款的確定以商務(wù)部為主，具體業(yè)務(wù)的執(zhí)行由相關(guān)對應(yīng)部門直接對接處理。執(zhí)行中無法解決的問題，由商務(wù)部負責(zé)協(xié)調(diào)客戶與職能部門處理，并視具體情況要求公司高層出面協(xié)調(diào)。
2 涉及部門的職能
2.1商務(wù)部
承擔(dān)主力店客戶的開發(fā)，組織商務(wù)合同的起草、談判、修改、會審及核定，主力店客戶的日常聯(lián)系和維護，協(xié)調(diào)各部門與對方相應(yīng)部門間的對接工作;及時向上級報告工作進展和日常動態(tài);組織召開與主力店的洽談會。
2.2發(fā)展部
摘牌后及時提供土地資料、相關(guān)商業(yè)數(shù)據(jù)，項目所在地的市場調(diào)研報告等其他相關(guān)資料等。
2.3規(guī)劃研究院
提供項目規(guī)劃設(shè)計、布局方案、圖紙和參數(shù)，主持技術(shù)條件的談判。審核主力店客戶的調(diào)整方案，參與會審合同。商務(wù)部安排專人每周與規(guī)劃研究院溝通新項目的規(guī)劃變更情況，規(guī)劃研究院應(yīng)及時提供最新版的項目圖紙。
2.4項目管理中心
督促并指導(dǎo)項目公司明確主力店提出的各項要求;督促項目公司完成《房產(chǎn)技術(shù)條件》中要求的所有交房條件;督促項目公司按照合同要求提供所有證照;參與主力店進場及房屋交接工作;負責(zé)安排已撤銷項目公司未完成的與主力店合同約定事項的善后工作。
2.5集團商業(yè)管理公司
主持主力店物業(yè)管理合同的談判;參與合同談判及會審合同，為主力店進駐提供服務(wù)。
2.6財務(wù)部
確認保證金、租金到賬情況，參與合同會審。
2.7法務(wù)部
參與合同談判和合同會審，負責(zé)對其中法務(wù)條款的審核和確認。
2.8項目公司
按照“房產(chǎn)技術(shù)條件”及圖紙完成施工;按照合同要求提供所有證照;配合主力店進場裝修;協(xié)助主力店客戶當(dāng)?shù)亟?jīng)營公司的各項報批、報建工作。
2.9各地商業(yè)管理公司
配合主力店的開業(yè)準(zhǔn)備，及時處理主力店客戶日常經(jīng)營中的問題，定時向商務(wù)部反映合同執(zhí)行情況和未完善事項。
3 主力店主要工作流程對接管理辦法
主力店主要工作流程是基于主力店客戶已經(jīng)有明確進駐意向后，具體針對各項目的進駐、位置、面積、裝修、交付、開業(yè)、營運等各項工作的落實而設(shè)計的管理規(guī)定。商務(wù)部作為該項工作的主要負責(zé)部門，其他相關(guān)部門有配合工作的義務(wù)。
3.1主力店進駐意向的確認
由發(fā)展部根據(jù)需要提供項目發(fā)展計劃和相關(guān)選址信息;規(guī)劃院向商務(wù)部提供主力店的規(guī)劃方案;商務(wù)部向有關(guān)主力店提交書面的項目情況簡介并請對方及時回復(fù)。
各部門主要職責(zé)：
1) 發(fā)展部：提供土地和城市資料。
2) 規(guī)劃院：提供初步設(shè)計方案和平面規(guī)劃草圖。
3) 商務(wù)部：明確主力店進駐意向。
3.2項目實地考察或舉行項目推薦會
指協(xié)助客戶對項目所在城市的商業(yè)發(fā)展、項目所在位置、人流密度和其他基本情況的考察。或在公司拿地后，商務(wù)部組織項目推薦會，當(dāng)?shù)仨椖抗居辛x務(wù)予以協(xié)助。
各部門主要職責(zé)：
1) 商務(wù)部：根據(jù)客戶要求協(xié)調(diào)接待工作;通知當(dāng)?shù)仨椖抗緟f(xié)助。
2) 項目公司：落實和執(zhí)行協(xié)助考察或會務(wù)事宜。
3.3規(guī)劃設(shè)計方案的確定
在項目方案設(shè)計過程中，規(guī)劃院負責(zé)及時向商務(wù)部傳達設(shè)計方案要點和具體內(nèi)容，及時提供最新的規(guī)劃圖紙;商務(wù)部隨時向各相關(guān)主力店客戶通報并取得對方的意見和建議。
涉及主力店的有關(guān)設(shè)計協(xié)調(diào)問題，應(yīng)招集專門的協(xié)調(diào)會， 會議由商務(wù)部主持，規(guī)劃院和項目管理中心參加。
各部門主要職責(zé)：
1) 商務(wù)部：向規(guī)劃院提供主力店對設(shè)計規(guī)劃的意見和建議，及時向主力店通報最新的規(guī)劃方案;
2) 規(guī)劃院：及時提供規(guī)劃設(shè)計方案任務(wù)要點、確定的規(guī)劃方案和最新確定的規(guī)劃平面圖。
3.4項目確認
商務(wù)部主導(dǎo)溝通并取得主力店對規(guī)劃方案的初步意見，并就布局方案、經(jīng)營面積和交付時間及時向規(guī)劃院和項目管理中心反饋，盡可能予以接納和改進。對于修改后的項目方案，在限定時間內(nèi)，要求客戶給予書面確認。
各部門主要職責(zé)：
1) 商務(wù)部：收集主力店意見和建議，取得書面確認;
2) 規(guī)劃院：提供確定的規(guī)劃方案并負責(zé)與客戶進行溝通確認。
3.5租賃合同的擬定
由商務(wù)部(及相關(guān)部門)與主力店客戶協(xié)商提出合同初稿，初步確定租金價格、交付條件、交付日期、物業(yè)費等其他商務(wù)條款。商務(wù)部分別征詢規(guī)劃院、項目管理中心、財務(wù)部、投資部、集團商業(yè)管理公司、法務(wù)部會審合同初稿。如相關(guān)部門對合同中的條款有異議，須書面提交商務(wù)部統(tǒng)一與對方談判解決，并將結(jié)果知會有關(guān)部門。合同文本擬定后由商務(wù)部組織聯(lián)合會審并提出結(jié)論性意見后，提交分管副總裁批準(zhǔn)后，與對方約定簽署。
各部門主要職責(zé)：
1) 商務(wù)部：與主力店協(xié)商起草合同文本，組織征詢意見和會審，提交審批;
2) 規(guī)劃院：起草和審核房產(chǎn)技術(shù)條件， 與主力店溝通和談判面積、 交房條件、工程界面等內(nèi)容，參與會審合同中的相關(guān)技術(shù)條件;
3) 項目管理中心：協(xié)調(diào)項目公司提供開工、 交場等重要工程節(jié)點， 參與修改，提交會審意見;
4) 財務(wù)部：參與修改，提交會審意見;
5) 集團商業(yè)管理公司：起草和審核物業(yè)管理合同和物管職責(zé)界面，并負責(zé)與客戶進行相關(guān)內(nèi)容的談判和確認;
6) 法務(wù)部：參與修改，提交會審意見，參與合同及附件的談判。
3.6租賃合同的簽署和保管
由商務(wù)部主持與主力店客戶簽署正式租賃合同，簽署完畢后，交集團檔案室和財務(wù)部留底，并將復(fù)印件交商管公司主管副總裁、商業(yè)管理公司租金部及當(dāng)?shù)厣坦芄荆⒃谀ㄈソ?jīng)濟指標(biāo)后交規(guī)劃研究院。商務(wù)部負責(zé)知會規(guī)劃院、項目管理中心、項目公司、集團商業(yè)管理公司、投資部等部門，如有需要按規(guī)定調(diào)閱。
各部門主要職責(zé)：
1) 商務(wù)部：組織簽約，并知會相關(guān)部門;
2) 集團檔案室：合同歸檔保存。
3.7簽約儀式的舉行
在項目已有數(shù)個主力店客戶與我司簽署租賃合同后，為了促進后續(xù)招商工作并配合樓盤的銷售，商務(wù)部應(yīng)擇機舉行簽約儀式。 當(dāng)?shù)仨椖抗居辛x務(wù)進行配合。
3.8主力店設(shè)計變更
已確認的主力店設(shè)計方案發(fā)生變更時，規(guī)劃院須及時告知商務(wù)部，并同時報備分管副總裁，由規(guī)劃院、商務(wù)部與主力店協(xié)商取得一致意見并報經(jīng)分管副總裁審批后由規(guī)劃院發(fā)出，設(shè)計變更的備份文件交集團檔案室與原合同一起保存，規(guī)劃院及時通知有關(guān)部門。如主力店提出的變更要求，涉及到重大規(guī)劃方案調(diào)整，商務(wù)部需及時告知規(guī)劃院，并同時報備分管副總裁，由規(guī)劃院、商務(wù)部與主力店協(xié)商取得一致意見;如需成本質(zhì)量控制部提供成本核算，則一并報經(jīng)分管副總裁審批。設(shè)計變更的備份文件交集團檔案室與原合同一起保存，規(guī)劃院及時通知有關(guān)部門。
各部門主要職責(zé)：
1) 商務(wù)部：協(xié)調(diào)主力店調(diào)整方案，獲取主力店的書面確認;
2) 規(guī)劃院：提交方案調(diào)整計劃;確認方案調(diào)整的可行性;
3) 成本控制部：提供方案調(diào)整造成的成本變化信息;
4) 集團檔案室：保存相關(guān)補充文件。
3.9施工進度協(xié)調(diào)
商務(wù)部根據(jù)《租賃合同》約定的進場裝修日和開業(yè)日計劃，與項目公司保持經(jīng)常性溝通，并隨時應(yīng)主力店要求將進度通報對方。每一次由于滯后或其他原因引起的施工進度計劃調(diào)整，由項目公司向項目管理中心提出書面報告并說明理由，項目管理中心報請分管副總裁批準(zhǔn)，通知商務(wù)部與主力店協(xié)調(diào)，并獲得正式書面確認。商務(wù)部負責(zé)存檔并通知有關(guān)部門。
有關(guān)協(xié)調(diào)問題，應(yīng)形成必要的協(xié)調(diào)會制度，會議由規(guī)劃院、項目公司、商務(wù)部和項目管理中心參加。
各部門主要職責(zé)：
1) 商務(wù)部：定期或應(yīng)主力店要求隨時通報工程進度，協(xié)調(diào)進度修改計劃，索取主力店書面確認，并通知有關(guān)部門;
2) 項目公司：應(yīng)商務(wù)部要求隨時通報工程進度，起草進度修改計劃，及時向項目部申請;
3) 項目管理中心：審核進度計劃修改要求的合理性并報請主管副總裁批準(zhǔn)，通知商務(wù)部正式與主力店協(xié)調(diào)。
3.10對外宣傳資料的確定
商務(wù)部定期向項目管理部提供主力店客戶的基本資料，并在樓盤開業(yè)前一個月提供關(guān)于業(yè)態(tài)的描述，項目營銷方案中涉及主力店的介紹和宣傳，由各項目公司向項目管理中心統(tǒng)一提出，經(jīng)商務(wù)部與主力店相關(guān)部門協(xié)商確認后， 方可采用。
同時，項目管理中心應(yīng)提前一個月告知商務(wù)部樓盤開業(yè)時間，并經(jīng)主管副總裁簽字確認后，在樓盤銷售廣告中加入商務(wù)部招商廣告內(nèi)容。
各部門主要職責(zé)：
1) 商務(wù)部：向項目管理中心提供主力店客戶資料，審核宣傳方案中涉及主力店的介紹和宣傳內(nèi)容;
2) 項目公司：向項目管理中心索取主力店資料，如果宣傳方案涉及主力店內(nèi)容，須向項目管理部報審;
3) 項目管理中心：與商務(wù)部協(xié)調(diào)后，審核和批準(zhǔn)宣傳方案。
3.11進場
當(dāng)主力店承租房屋已具備進場裝修條件時，集團所屬公司應(yīng)提前向項目管理中心提交主力店進場裝修通知書，項目管理中心審核同意后，由商務(wù)部向主力店發(fā)出進場交接通知，進場程序按《主力店進場移交注意事項》中的規(guī)定執(zhí)行。
各部門主要職責(zé)：
1) 商務(wù)部：主持協(xié)調(diào)主力店相關(guān)部門接受移交;
2) 集團所屬公司：提交進場裝修通知書;
3) 項目管理中心：審批進場通知書，參加進場移交手續(xù)，督辦項目公司工程進度和質(zhì)量達到合同約定要求。
3.12裝修配合
由項目管理中心主持會同有關(guān)部門執(zhí)行，各部門主要職責(zé)：
1) 商務(wù)部：配合協(xié)調(diào);
2) 項目管理中心：主持執(zhí)行;
3) 集團所屬公司：具體操作。
3.13房屋正式交付
按照《主力店進場移交注意事項》和集團商業(yè)管理公司交接驗收的規(guī)定，由商務(wù)部和項目管理中心主持，通知主力店相關(guān)部門，會同其他有關(guān)部門按合同約定的條件和方式履行交付手續(xù)。
各部門主要職責(zé)：
1) 項目管理中心：與商務(wù)部共同主持交付;
2) 商務(wù)部：項目管理部共同主持交付;
3) 集團商業(yè)管理公司：參與見證;
4) 集團所屬公司：配合具體操作;
5) 各地商業(yè)管理公司：參與見證并配合。
3.14開業(yè)典禮和正式商業(yè)營運
主力店提交開業(yè)計劃后，商務(wù)部及時通知集團商業(yè)管理公司，由集團商業(yè)管理公司負責(zé)與當(dāng)?shù)厣虡I(yè)管理公司和對方相應(yīng)部門對口交接。
各部門主要職責(zé)：
1) 商務(wù)部：向商業(yè)管理公司提交主力店開業(yè)計劃;
2) 商業(yè)管理公司：批準(zhǔn)開業(yè)計劃和開業(yè)典禮方案;
3) 各地商業(yè)管理公司：具體操作;
4) 集團所屬公司：參與配合。
3.15合同解釋和補充規(guī)定
主力店正式營運后，由商務(wù)部主持，要求各地商業(yè)管理公司具體執(zhí)行對《租賃合同》中各項條款進行審查。如有必要，在6個月內(nèi)提交《租賃合同補充協(xié)議書》。
各部門主要職責(zé)：
1) 商務(wù)部;主持修訂;
2) 各地商業(yè)管理公司：負責(zé)具體操作;
3) 商業(yè)管理公司：參與審查;
4) 集團所屬公司：參與審查。
（來源：商業(yè)地產(chǎn)學(xué)院）
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