會議管理制度

文件所屬部門：行政總經辦

文件相關部門：所有部門

一、目的

為規范公司各項會議及各類培訓流程，統一會議管理模式，減少會議數量、縮短會議時間，提高會議質量，特制定本制度。

二、適用范圍

********商貿有限公司（下簡稱“公司”）；

三、職責

1行政總經辦負責會議管理，所有重要會議要在公司領導批準后行政總經辦登記備案。

2會務工作主要由行政總經辦承辦；其他部門主辦或召集的會議，行政總經辦應予協助。

3除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由行政總經辦整理、分發、立卷、存檔。

四、會議分類

1、公司級定期會議：

1．1公司年會：由公司總經理召開公司的所有部門負責人及以上人員參與的關于公司一年工作總結及下一年公司整體安排的會議；召開時間由總經理確定，原則上在每年1月召開；

1.2公司月會：由公司總經理召開的所有部門負責人及以上人員參與的關于公司下月整體工作部署的會議；

1.3公司經營分析會議：由公司總經理召開的所有部門負責人參加的關于公司上月經營管理的總結會議；

1.4公司周會：由公司總經理召開的所有部門負責人及以上人員參加的關于公司一周工作部署的會議；

1.5營采聯席會議：由公司總經理召開的采購、營運及后勤分管副總參與關于公司的業務協調會議；

2、專題會議：由公司總經理或副總經理召開的關系到某項業務的重大決策或公司的重大決策的會議，參與人員根據會議需要由發起人確定；

3、部門工作會議：各部門召開的工作例會，由各部門負責人決定召開并負責組織。

4、各類培訓課程：由公司或相關部門組織的各類培訓和學習課程。

五、會議安排

1、例會安排

為避免會議過多或重復，全公司正常性的會議一律納入例會制，原則上要按例行規定的時間、地點、內容和匯報程序來組織召開。例行會議安排如下：

1.1公司年會

會議組織：總經辦

會議主持：總經理

會議時間：每年1月

會議地點：由總經理確定

會議要求：

（1）    各部門負責人對上一年度的工作進行總結并在會議召開前一個星期提交年度總結

（2）    根據總經理要求各部門根據公司下一年度的整體計劃制定下一年度的部門工作

（3）    其它具體細節要求按總經辦會議通知執行

   1.2公司月會

     會議組織：總經辦

     會議主持：總經理

     會議時間：每月28日，如遇節假日或特殊情況由總經辦提前通知具體時間

     會議地點：公司會議室

     會議要求：

（1）   總經辦提前將總經理布置的下月公司整體工作安排在每月25日發至各部門；

（2）   各部門在26日下班前將部門下月工作計劃提交至總經辦匯總后交總經理審核；若未通過重新做計劃直到通過為止

1.3公司經營分析會

會議組織：總經辦

     會議主持：總經理

     會議時間：上月財務報表出臺后的第三個工作日

     會議地點：公司會議室

     會議要求：

（1）   各部門總結上月工作指標完成情況并整改劃；

（2）   副總做上月工作指標完成總結并做整改計劃；

（3）   總經理對未達成指標的部門進行質詢并給出處理意見；

1.4公司周會

會議組織：總經辦

     會議主持：總經理

     會議時間：每星期一上午8：40

     會議地點：公司會議室

     會議要求：

（1）   各部門總結上周工作完成情況并做本周重點工作計劃；

（2）   公司副總做營采聯席會議內容通報和工作要求；

（3）   總經理對上周未完成工作的部門進行質詢；

   1.5營采聯席會議

會議組織：總經辦

     會議主持：總經理

     會議時間：每星期六下午13：30

     會議地點：公司會議室

     會議要求：

（1）   各相關部門做一周問題闡述并給出解決建議辦法；

（2）   各部門討論商議問題解決方案并達成一致；

         （3）總經理做業務決策；

1.6公司例行會議決策的貫徹執行

  例會的記錄：總經辦

  例會決議的傳達：總經辦

  例會決議的跟蹤執行：總經辦

2、各專題會議

相關部門根據實際工作需要不定期地召開。會議的內容主要是針對運營管理、聯營工作、企劃工作、人事管理工作、財務管理及合約事宜等專項工作進行討論、布署和總結；會議決議由會議主持人簽署后生效執行；會議決議總經辦備案；跟蹤由會議主持人負責。

3、其它會議安排

凡涉及到多個部門負責人參加的會議或由于階段工作需要臨時召開的會議，會議召集部門應提前至少半個工作日通知到相關部門負責人，報行政總經辦，由行政總經辦進行會議室安排和協調；

4、凡公司已列入會議計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需臨時安排其它會議，組織部門應提前2天報總經理審批并報請行政總經辦調整會議計劃，未經行政總經辦調整的，任何人（部門）不得隨意調整正常會議計劃。

5、各部門工作例會必須服從公司的統一安排，各部門小會不得安排在公司例會同期召開，應堅持小會服從大會，局部服從整體的原則。

6、會議一經確定，與會人員應預先做好各項工作安排，原則上不可請假缺席或遲到，遇特殊情況須提前向總經理請假，獲得批準后方可指派專人代為參加，會后應主動詢問會議內容及交辦事項，確保會議布署的各項工作按時保質完成并對工作結果負責。

六、會議的準備

1、公司有專項主題的會議或需有投影設備演示說明的會議，應由財務信息辦提前做好投影設備連接調試工作；

2、上級重要領導檢查指導、座談性質會議及團體會等會議，行政總經辦應準備果品和鮮花；

3、根據會議規模需使用音響設備的，由財務信息辦提前做好音響調試安排；

4、特別重大會議，應由行政總經辦專人負責各項準備工作，具體包括以下內容：

4.1會議議程安排（應提前報交公司領導或主要參會者）；

4.2會議資料準備（如需分發應在入場前登記分發）；

4.3會議場所布置；

4.4會議服務人員的安排；

4. 5會議簽到；

4. 6會后事項安排。

4.7會議需要留存資料的應提前通知相關部門做好拍照、攝像工作。

七、其他規定：

1、應明確公司會議的目的，公司會議的目的是解決問題提高效率，因此會議應明確主題，不開無邊際的會議，除開放式討論會議外原則上會議不超過兩個小時；

2、會前，由行政總經辦負責通知與會人員，明確會議要研究的議題以便準備好相關文件材料；

3、與會者的發言要言簡意駭，一般發言不可過長，會議組織者或主持人在開會時應予以明示；

4、重要會議決議或記錄未正式公布前，與會者不得提前透露會議內容；

5、與會人員必須用正式的會議記錄本做詳細的會議記錄，以便于會后向部門員工準確傳達會議精神，落實各項工作任務；

6．公司會議的會議紀要由行政總經辦專人負責整理并由公司領導審閱簽發，會議紀要應分發給與會人員，必要時，分發給相關部門；其它會議由召集部門責成專人負責記錄整理，由主管領導審閱簽發并編號存檔；

7、會議結束后行政總經辦或其它會議組織部門負責將問題進行匯總、分類，并將會議中對各部門工作的要求進行整理、分類、下發。公司會議決定事項的督辦、檢查和追蹤由行政總經辦專人負責，根據規定的時間節點逐項跟進。在下一次例會前各部門將完成情況報公司領導。

八、會議紀律

1、任何人員不得無故缺席會議，如確實有緊急情況，須提前請假（中層干部以上人員請假需總經理批準，其它人員需向會議組織部門請假），否則視為缺席。

2、與會人員不得因任何理由遲到（提前請假獲批者除外）。

3、召開會議期間，與會人員須將手機關機或調成振動狀態，不準接聽電話，如有重要電話應向會議組織者請假獲許后離場接聽，以免影響會議效果，否則給予10元/次處罰；

4、與會人員在開會期間不得交頭接耳、大聲喧嘩或隨意進出，應按會議主持人要求次序發言，不可打斷別人發言，如有急需說明事項，應向會議組織者示意獲準后發言。

九、附件：

1、會議簽到表

2、會議記錄表

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